1. Confeccionar una lista de invitados preliminar
Haced una lista preliminar con dos columnas, una para los “si” otra para los “quizás”. Haced esto antes de pensar en enviar las invitaciones.
Unos días después, daros un tiempo para reflexionar y sopesar de nuevo esta lista. Ahora podéis comenzar a quitar a aquellos invitados a los que no invitareis.
Justo antes de enviar las invitaciones es aconsejable que hagáis una tercera revisión, esto os ayudará a tener una idea más clara de quienes queréis que os acompañen el día de vuestra boda y quienes no.
2. Utilizar una aplicación web y móvil para gestionar invitados
La mejor valorada, The Knot (aquí debería ir la tuya no? :-), los de Guest Planner han dado con una solución útil e ingeniosa que os ayudará a gestionar vuestra lista de invitados. Es un sistema muy completo y detallado que agrupa a los invitados y todas sus necesidades en campos ordenados de información: nombre, edad, sexo, mesas, intolerancias alimentarias, preferencias en los menús, etc..
Está herramienta online es estupenda para organizar la información de vuestros invitados, también os ayudará a tener una mejor visibilidad sobre las confirmaciones de asistencia, SRC (se ruega asistencia), y además puede estar sincronizada con la página web de vuestra invitación de boda “MOLABODA”.
3. Pensar en algunas reglas para organizar la lista de invitados
Confeccionar una lista de invitados es un trabajo en equipo, participan los dos el novio y la novia, por eso se debe tener en cuenta lo que cada uno diga sobre el número total de invitados.
Para facilitar esto os aconsejamos crear algunas reglas negociadas entre vosotros. Aquí os dejamos por nuestra parte algunos ejemplos:
- Si uno de vosotros no conoce al invitado, no se le invita
- Si uno de vosotros no ha visto al invitado en más de tres años, no se le invita ( se debería quizás excluir a la familia)
- si solo le invitáis por evitar un feo o porque esa persona os invito a su boda, mejor no le invitéis.
4. Hacer que cada invitado se sienta especial
A menudo, las parejas mandáis las invitaciones y esperáis a la primera ronda de confirmaciones para enviar una segunda ronda de invitaciones, y claro, para aquellos que reciben la invitación a tan solo una semana o unas pocas semanas de la fecha de la boda, les parece evidente que no se pensó en ellos como primera opción. Por esta razón y para evitar que vuestros invitados piensen que hay unos invitados más importantes que otros, tenéis que ser hábiles y super organizados.
Os recomendamos enviar la primera ronda de invitaciones al menos con 10 semanas de antelación. De esta manera, cuando tengáis la respuesta de la primera ronda y sepáis quién sí y quién no os acompañará en vuestro gran día, ya podréis enviar la segunda ronda de invitaciones (más o menos 6 u 8 semanas antes de la boda)
5. Firmes pero justos
El día de vuestra boda es uno de los más importantes y cuidar la lista de invitados para esa gran fiesta también, por eso no debéis dejar que nadie os intimide o presione para invitar a esta o aquella persona cuando el espacio y el aforo no lo permite.
Cuando vuestra familia os quiera hacer sentir culpables por no invitar a un familiar mayor y lejano, al que no habéis visto en 10 años, o bien, cuando alguien se enfade o moleste porque no le habéis invitado, cualquiera sea el caso, hay que manejarlo con tacto, explicando amablemente que el presupuesto y el sitio elegido tiene capacidad limitada. La mejor manera es hablarlo cara a cara, la comunicación es siempre más eficiente que por mensaje de texto que se puede malinterpretar.
6. No dejar las cosas para el último minuto
Esto no solo hay que tenerlo en cuenta para la lista sino que también atañe a los invitados como es natural.Os aconsejamos que no inviteís a nadie en el último minuto. Esto no solo les hace ver que no contabaís con ellos desde el principio, sino que también os obligará a replantear la colocación de los invitados en las mesas.
En el peor de los casos os puede pasar que acabéis quitando a otro invitado que ya había confirmado y había ya planeado todo para estar con vosotros en vuestro gran día. Por eso es muy importante pensarlo todo muy bien y ser organizados al hacer la lista de invitados.
7. Amigos de fiestas
Es divertido tener un grupo de amigos que son siempre el alma de las fiestas, pero en ese importante día debéis decidir qué tipo de boda queréis, si pensáis en algo elegante y ellos no se adaptan, quizás tengáis que pensar si invitarles o no. Si os entran las dudas,y decidís que no vengan, sería buena idea tener una charla con ellos antes y decírselo con tacto.
8. Elegir el momento oportuno
Está claro que la lista de invitados depende del presupuesto y de la capacidad del lugar elegido, pero la fecha de la boda también es importante. SI queréis que vuestros invitados puedan asistir, seguramente celebrar el evento un día entre semana reduce el coste de la boda pero de la misma manera también reduce las confirmaciones de asistencia. Por eso, os aconsejamos reservar los días del fin de semana para la ceremonia.
9. Pensar bien lo que queréis en vuestra boda
No olvidéis que este gran día es solo vuestro y de nadie más. Vuestra idea de la boda que queréis es vuestra prioridad y debéis pensar en los invitados que puedan acompañar esa visión que tenéis, no os estreseis con una idea contraria a esto a la hora de pensar a quién invitar.
Después de todo, la experiencia que quereís tener de ese día es lo más importante, pensad en eso a la hora de planear el evento, de manera que tengáis un bonito recuerdo compartido con vuestros seres queridos
10. Ser firme con la fecha límite para confirmar la asistencia (SRC)
Es evidente que una de las cosas más importantes a considerar en vuestra boda es la lista de confirmaciones, SRC. Esto hará que la boda sea un éxito (o una ruina), obviamente no queréis pagar por invitado, por adelantado si aún no tenéis el cómputo total de confirmaciones.
Debéis ser estrictos con la fecha límite para confirmar porque eso os ayudará con la planificación, el presupuesto y por supuesto también a la hora de mandar con tiempo la segunda ronda de invitados si así elegís hacerlo.